Veloci e produttivi anche da casa
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Lunedì, 27 Aprile, 2020
4 tecniche per gestire il tempo in modo efficace

Essere lontani dal proprio ufficio non vuol dire lavorare meno, anzi. 

Esistono una serie di consigli molto utili per ottimizzare il nostro tempo di lavoro e produrre di più e anche meglio. 

 

Iniziare con sprint

Come consigliava Mark Twain, bisognerebbe “mangiare la rana” come prima cosa. Significa darsi dei compiti al mattino (o la sera prima) e dare la precedenza al compito più difficile. Ciò vuol dire che la giornata, dopo, sarà tutta in discesa.

Molto utile può essere quella che viene definita “Tecnica Pomodoro”: si tratta di un modo per concentrare i compiti da svolgere in intervalli di tempo di 25 minuti. Durante questo lasso di tempo bisogna impedire che ci sia qualsiasi distrazione. Tutto il resto dovrà aspettare, e nel frattempo anche gli altri potrebbero trovare una soluzione al loro problema, senza interrompere il tuo lavoro. Al termine dei 25 minuti, poi, potrai fare una pausa di cinque minuti, prima di passare all'attività successiva.       

 

Questione di priorità

Non tutti sono produttivi sin dal mattino, è un dato di fatto. Abbiamo tempi diversi, ma c’è una regola uguale per tutti: occorre stabilire un ordine di priorità. In questo può aiutarci il metodo “Kanban”. Per cominciare, bisogna dividere le attività in tre colonne: "Non iniziato", "In corso" e "Completato" (ci sono anche molte app e strumenti tecnologici, come Trello, che permettono di farlo). Questa tecnica ti permetterà di procedere per gradi, dando la precedenza alle attività più importanti e organizzando il lavoro in modo utile anche per il resto del team.

 

Supportare il team

La giornata dovrebbe sempre cominciare con un caffè… e una riunione di pianificazione. Servirà ad avere le idee chiare su obiettivi e attività da svolgere, per poi concentrarsi su ciò che è importante. Un meeting può servire a garantire che tutti siano in grado di raggiungere i propri obiettivi e ottenere feedback adeguati. Alcune persone, infatti, lavoreranno in modo autonomo, mentre altre avranno bisogno di supporto. Quindi è fondamentale assicurarsi che tutti sappiano bene cosa fare. In questo caso ci sono applicazioni come Jira e GitHub, che aiutano a gestire meglio i flussi di lavoro del team, anche a distanza.

 

Comunicazione organizzata

Restare in contatto con i propri colleghi o dipendenti è basilare quando si lavora lontano dall'ufficio, per evitare un sovraccarico di email. Che tu scelga di usare Whatsapp, Skype, Zoom o Hangouts, l’importante è mantenere vive tutte le interazioni abituali. In caso di videoconferenze bisognerà rispettare un ordine del giorno chiaro e invitare solo le persone strettamente coinvolte. Le chiamate di gruppo dovranno essere brevi e magari seguite da successivi contatti di riepilogo. Il lavoro di squadra è di vitale importanza, e per DHL è uno dei valori principali perconnettere persone e migliorare le loro vite, anche in situazioni di emergenza.